Was ist eigentlich ein Intranet? Definition, Vorteile und Eigenschaften. - Impactory - Ihr Spezialist für Microsoft 365, SharePoint und Hybrid. (2024)

Was ist ein Firmen-Intranet?

Ein Firmen-Intranet ist eine private Website oder ein digitaler Bereich, der ausschließlich für den internen Gebrauch– die Mitarbeiter Ihres Unternehmens– zur Verfügung steht. In der Vergangenheit konnten -Benutzer außerhalb des Netzwerks Ihres Unternehmens nicht darauf zugreifen. Mit modernen Tools wie SharePoint Online, einem Teil von Microsofts „Modern Workplace“-Lösung Microsoft 365, und hybriden Arbeitsmodellen, wie sie auf dem Vormarsch sind, können Sie den Zugriff auf Ihr Intranet von überall her ermöglichen. Natürlich empfehlen wir, die Risiken zu bewerten und bei Bedarf einige Beschränkungen zu aktivieren. Wenn Ihre Mitarbeiter z.B. nur in einem EU/EWR-Land arbeiten dürfen, können Sie dies mithilfe festlegen– in der Regel eine bedingter „Azure Active Directory“-Zugriff. Sie können auch exakte IP-Adressbereiche definieren, sodass Ihre Mitarbeiter mit Ihrer VPN-Lösung verbunden sein müssen, bevor sie auf die Inhalte in Ihrem SharePoint-Online-Intranet zugreifen können. Die Intranet-Site ist in der Regel der erste Ort, an dem Ihre Mitarbeiter landen, wenn sie den Browser Ihres Unternehmens öffnen. Es ist das Tor zum digitalen Arbeitsbereich Ihres Unternehmens, in dem Sie alle Informationen, Tools und Dienste finden, die Ihnen helfen, sich in den unzähligen Unternehmensinformationen zurechtzufinden, die den Teams und Abteilungen hin und her fließen.

Die ersten Intranet-Implementierungen wurden um 1990 herum vorgenommen. Das war eine Revolution in der digitalen Welt. Die ersten Intranetseiten dienten hauptsächlich dazu, dass Wissensarbeiter Informationen speichern und austauschen und die Personalabteilung und die Kommunikationsteams wichtige Unternehmensinformationen veröffentlichen konnten. Die Berechtigung, etwas hochzuladen, war auf einen engen Personenkreis beschränkt. Heutzutage leben wir in einer ganz anderen Welt, in der Kollaboration der Schlüssel zum Erfolg ist. In modernen Intranets geht es darum, dass jeder in Ihrem Unternehmen mehr erreichen kann, indem er schnell und einfach mit den richtigen Personen und Informationsquellen in Verbindung tritt.

Was ist der Unterschied zwischen einem Intranet und einem Extranet?

Ein Extranet kann eine völlig andere Plattform oder eine Erweiterung Ihres Intranets sein. Es ermöglicht externen Nutzern wie Kunden und Partnern einen sicheren, authentifizierten Zugang zu bestimmten Bereichen des Intranets.

In der folgenden Tabelle finden Sie einige der Unterschiede zwischen Intranet und Extranet:

* Sie können den Zugriff in bestimmten Fällen auf einige Abschnitte oder das gesamte Intranet aktivieren, z.B. wenn Sie von einer Organisation auditiert werden, die das Recht hat, auf alle Ressourcen Ihres Unternehmens zuzugreifen usw. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten: Sie können einen temporären internen Benutzer für die Auditoren einrichten oder ihre Domäne während der Zusammenarbeit auf die Whitelist setzen, wenn Sie beide einen „Azure AD“-Mandanten haben.

** speziell für moderne Intranets, die auf SharePoint Online aufgebaut sind.

Vor- und Nachteile eines Intranets

Vorteile:

• Zugänglichkeit
  • Durch einen modernen Intranet-Zugang haben Ihre Mitarbeiter jederzeit und überall Zugriff auf ihre Informationen. Das ist ein enormer Vorteil für alle, die ständig unterwegs sind, wie z.B. Außendienstmitarbeiter, Ihr Vertriebsteam oder Berater, die bei Kunden vor Ort sind.

• Gesteigerte Produktivität und Engagement der Mitarbeiter
  • Vernetzte Mitarbeiter können ihre Produktivität um 20 bis 25% steigern. Die Einführung eines Intranet-Portals ermöglicht es Ihnen, Ihre Mitarbeiter in einen geschützten Raum einzuladen, in dem ihre Stimme gehört und sich ihre Ideen in Aktionspunkte verwandeln, um einen Mehrwert für Ihr Unternehmen zu schaffen.

• Verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation
  • Untersuchungen von Ragan zeigen, dass erschreckende 84% der Beschäftigten, die nicht am Schreibtisch arbeiten, sagen, sie bekommen nicht genug direkte Kommunikation von der Geschäftsleitung, und nur 10% fühlen sich ihrem Unternehmen stark verbunden.
  • Ein modernes Intranet mit Funktionen wie der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten, Co-Authoring, Kommentaren und Chat ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, in Echtzeit an Projekten zusammenzuarbeiten– unabhängig von ihrer räumlichen Entfernung. Ein effizientes Intranet-Portal für Mitarbeiter verfügt nicht nur über individuelle Abteilungsbereiche, in denen sie Informationen austauschen und gemeinsam an Aufgaben arbeiten können, sondern erleichtert auch die abteilungsübergreifende Kommunikation. Dies trägt dazu bei, den umfangreichen Wissensschatz zu erschließen, der bei ineffektiven Strategien und Tools für die Unternehmenskommunikation und -zusammenarbeit normalerweise unentdeckt bleibt.

• Sichere Datenspeicherung
  • Mitarbeiter verschwenden schnell unzählige Stunden, wenn sie mit veralteten Inhalts- und Wissensmanagementsystemen wie lokale Dateifreigaben mit unzureichenden Indizierungs- und Suchmechanismen arbeiten müssen. Beim Versuch, sich daran zu erinnern, wo die benötigte Datei gespeichert wurde, kann man schnell den Überblick verlieren. Manchmal wird sogar eine Datei komplett neu erstellt, weil sie nicht gefunden werden konnte. Nicht gerade effizient, oder? Ein zentrales Intranet ist hier die Lösung. Natürlich müssen sich Ihre Mitarbeiter bei der Nutzung des Intranets wohlfühlen, mit der Funktionsweise der Suche vertraut sein und Ihr IT-Team muss verhindern, dass Schatten-IT-Dateispeichersysteme für die Speicherung der Unternehmensdaten verwendet werden. Das steigert die Produktivität und rationalisiert die Datenverwaltung in allen Bereichen.

• Entscheidungsfindung
  • Weil alle Team-Mitglieder mit ihrem jeweiligen Hintergrund ihre Ideen einbringen und sich Gehör verschaffen können, kann das Management bessere Entscheidungen treffen. Manche Unternehmen beobachten gar einen Gewinnzuwachs, weil sie ihren Mitarbeitern ein transparentes Instrument zur Verfügung stellen, mit dem sie ihre Ideen mitteilen können.

Nachteile:

• Kosten
  • Der Kostenaufwand für den Aufbau und die Pflege eines effektiven Intranets ist nicht unerheblich. Natürlich ist das von Ihrem Partner und der Lösung abhängig, die Sie wählen. In der Vergangenheit mussten Sie für die Anschaffung von Hardware (Server, Netzwerk und Backup-Infrastruktur) und erhebliche Lizenzkosten einplanen und etwa alle 3Jahre ein Upgrade-Projekt durchführen. Durch Tools wie SharePoint Online lassen sich fixe Investitionskosten größtenteils in laufende Aufwendungen , da es Teil der Microsoft-365-Suite mit einem monatlichen Abrechnungsmodell ist. Am besten wählen Sie einen vertrauenswürdigen Partner, *bevor* Sie sich an den Aufbau Ihres Intranets machen.

• Sicherheitsbedenken
  • Intranets sind, ähnlich wie andere Geschäftsanwendungen, die Ihr Unternehmen heute nutzt, kompromittierbar. Der Aufbau einer robusten, erstklassigen Sicherheitslösung *kostet* viel Zeit und Geld. Wir raten Ihnen, eine vertrauenswürdige Cloud-Lösung wie die Microsoft-365-Suite, die SharePoint Online enthält, für Ihr Intranet zu verwenden, Regelmäßige Sicherheits-Checks und -Audits sowie Kampagnen zur Förderung des Sicherheitsbewusstseins Ihrer Mitarbeiter sind natürlich wichtige Punkte, die Sie bei der Planung Ihrer gesamten Informationsmanagement-Landschaft berücksichtigen sollten.

• Updates
  • Falls Sie sich für eine On-Premise-Version von SharePoint oder einer anderen Intranet-entscheiden, sind Updates kostspielig und in der Regel mit einer gewissen Ausfallzeit verbunden. Moderne Tools wie SharePoint Online bieten dank der Cloud-first-Strategie von Microsoft immer die neuesten und besten Funktionen, ohne dass es dafür nur einen Mausklick bedarf. Allerdings können neue Funktionen andere ersetzen, auf die Sie sich jahrelang verlassen haben. In den Anfängen von SharePoint Online waren Updates bekannt dafür, dass sie Modifikationen, die Ihr Entwicklungsteam implementiert hatte, zunichtemachten. Seitdem wurden jedoch etliche Customization-Frameworks eingeführt, die die Supportfähigkeit künftig sicherstellen. Bevor Sie Anpassungen an Ihrem Intranet vornehmen, empfehlen wir immer, zuvor einen vertrauenswürdigen Partner zu konsultieren.

• Information Overload
  • Eine weitere Herausforderung für den modernen Knowledge Worker ist die Informationsflut. Die hohe Informationsdichte und ein fehlender Bereinigungsprozess können dazu führen, dass Ihr Intranet zum Dokumentenfriedhof wird. Es ist wichtig, dass Sie diesen Aspekt bereits in der Anfangsphase Ihres Intranet-Governance-Prozesses berücksichtigen. Sie sollten klare Prozesse wie Aufbewahrungsrichtlinien, den Lebenszyklus von Informationen, Archivierung und Records Management festlegen und technisch umsetzen. Am besten ist es, wenn diese in einer leicht zu ändernden Form verfügbar sind, da sich die Richtlinien im Laufe der Zeit ändern können. Microsoft365 bietet eine Vielzahl von sofort einsatzbereiten Funktionen, die Ihnen dabei helfen.

Welche Funktionen sollte ein modernes Firmen-Intranet haben?

Intranets wurden ursprünglich geschaffen, um den Arbeitsprozess zu vereinfachen und Unternehmensressourcen leichter zugänglich zu machen. Im Zuge des hybriden Arbeitsmodells benötigen die Beschäftigten mehr denn je einen modernen Arbeitsplatz, der dies unterstützt. Ein effektives Intranet ist heute daher in vielerlei Hinsicht wichtiger als noch in der Vergangenheit.

Im Gegensatz zu ihren Vorläufern sind moderne Intranets nicht nur für den traditionellen Arbeitnehmer gedacht, der jeden Tag ins Büro oder ins Werk kommt. Ein modernes Intranet sollte der heutigen Arbeitsweise der Mitarbeiter Rechnung tragen, die häufig vom Desktop/Laptop zum Tablet/Smartphone wechseln, und sie sollten in der Lage sein, dies im Handumdrehen zu tun. Ein gutes Intranet bietet einen schnellen und einfachen Zugang zu Informationen, ganz gleich, wo sich die Person befindet, die auf sie zugreifen möchte.

Ein modernes Intranet bietet nicht einfach nur Daten, sondern greift das eigentliche Ziel auf, ein nützliches, umfassendes, interaktives und zentrales Informationsangebot zu schaffen. Moderne Intranets integrieren traditionelle Tools in einer aktualisierten und fortschrittlichen Weise und fügen dem eine Reihe neuer Elemente hinzu. Die Informationen sind ansprechender, durchsuchbar und auf die individuellen Bedürfnisse zugeschnitten.

Zu den wesentlichen Merkmalen eines modernen Intranets gehören:

• Überall und auf jedem Gerät zugänglich
• Leicht skalierbar
• Umfassende Suche
• Integration mit anderen Tools
• Einfache Individualisierung
• Responsives Design
• Mehrsprachigkeit
• Keine Stillstandszeiten
• Einfache Wartung

Wie fügt sich das Intranet in den digitalen Arbeitsplatz ein?

Der Begriff „digitaler Arbeitsplatz“ hat zahlreiche Definitionen, eine davon lautet: technologiegestützte Umgebung, die es einem Unternehmen ermöglicht, ortsunabhängig zu sein.

Früher wurde der Begriff „digitaler Arbeitsplatz“ verwendet, um Textverarbeitungsprogramme, E-Mail-Clients und Internetanwendungen zusammenzufassend zu bezeichnen. Der moderne digitale Arbeitsplatz umfasst jedoch noch viel mehr.

Es könnte als virtuelles Büro dienen, ja sogar als Ihr Hauptquartier oder einziges Büro! Es bietet alle Werkzeuge, die auch am echten Arbeitsplatz gebraucht werden. Digitale Arbeitsplätze sind Cloud-basierte Plattformen, die Mitarbeitern Zugang zu Tools, Daten und Informationen verschaffen, sodass sie dieselben Ergebnisse erzielen können, als wären sie persönlich am Schreibtisch anwesend.

Digitale Arbeitsplätze bieten Mitarbeitern die Flexibilität, ihre Aufgaben schnell und effektiv von jedem Ort und zu jeder Zeit zu erledigen.

Dabei spielen moderne Intranets in den heutigen Geschäftsprozessen eine zentrale Rolle. Ihr Intranet wird quasi zum strategischen Kernstück eines digitalen Arbeitsplatzes.

Welche Rolle spielt das Intranet also genau in diesem Zusammenhang? Das Intranet bietet durch den digitalen Arbeitsplatz:

• Wissenstransparenz, sodass Teammitglieder ohne viel Hin und Her zusammenarbeiten können
• gesteigerte Produktivität im Rahmen etablierter organisatorischer Richtlinien, d.h. es erleichtert die Arbeit im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien
• Unterstützung bei der Erstellung einer Roadmap und eines Plans zur Koordinierung von Initiativen für den digitalen Arbeitsplatz.

Insgesamt bieten das Intranet und der digitale Arbeitsplatz ein neues Arbeitserlebnis, mit dem Teams besser zusammenarbeiten und ihre Arbeit schneller erledigen können.

Warum könnte auch Ihr Unternehmen ein Intranet benötigen?

Heutzutage verfügen die meisten Unternehmen über eine Form von Intranet. Diejenigen, die das nicht tun, werden sich vielleicht fragen, warum sie selbst die Implementierung eines Intranets ins Auge fassen sollten. Schließlich haben sie es bis hierher auch ohne geschafft, oder?

Heutzutage sind die Mitarbeiter räumlich weiter voneinander entfernt (mitunter in unterschiedlichen Zeitzonen), weshalb es schwieriger ist, Informationen auf sinnvolle Weise zu übermitteln. Ihre Personalabteilung oder Ihr Kommunikationsteam kann zwar eine E-Mail senden. Doch wir wissen alle, wie viele E-Mails bereits ungelesen im Postkästen schlummern.

Hier sind 5 gute Gründe, warum Ihr Unternehmen ein Intranet benötigt:

• Effektive Kommunikation. E-Mail-Newsletter funktionieren nur begrenzt. Sonst beschweren sich die Leute über zu viele Nachrichten oder wichtige Ankündigungen werden übersehen, weil sie von trivialen Aktualisierungen verdrängt werden. Ein Intranet gibt Ihnen die Kontrolle zurück, denn Sie sorgen dafür, dass die Schlagzeilen ganz oben auf der Seite stehen. All die verwaltungstechnischen Updates über Parkplätze und IT-Upgrades verschwinden zwar nicht, aber Sie können sie in den Hintergrund rücken und den Posteingang von diesen Dingen entlasten. 74% der Beschäftigten meinen, dass ihnen Unternehmensnachrichten entgehen, weil die interne Kommunikationsabteilung fehlt oder schlechte Arbeit leistet.

• Einbindung der Mitarbeiter. Eine Gallup-Studie zeigt, dass nur 15% der Mitarbeiter in ihrem Unternehmen tatsächlich engagiert sind. Ein Intranet, in dem Sie Neuankömmlinge begrüßen und vorstellen, kann Ihren Mitarbeitern den Umgang mit ihnen erleichtern. Ein Ort, an dem Sie sie für ihre Leistungen würdigen, ist eine gute Möglichkeit, zu motivieren. Gen Z und Millennials lieben Kudos! Lesen Sie etwas über Kollegen, die am vergangenen Wochenende an einer Corporate Social Responsibility Veranstaltung teilgenommen haben, kann das die Arbeitsmoral steigern. All das passt hervorragend … nicht irgendwo hin … sondern in Ihr Intranet.

• Kleine Anwendungslandschaft. Möglicherweise verwenden Sie heute bereits mehrere Tools für Aufgaben, die problemlos in ein modernes Intranet passen würden. HR-Neuigkeiten, Formulare, Ideen, Onboarding und vieles mehr. Denken Sie allein an die Vereinfachung Ihrer Anwendungslandschaft und den Mehrwert, den dies für Ihre Benutzer bedeutet. Wir alle kennen den Satz: „Oh, noch ein Tool…“.

• Verbesserte Kundenzufriedenheit. Gut informierte Mitarbeiter sind Kunden/Klienten eher eine Hilfe. So finden die Mitarbeiter schnell, was sie benötigen, auch wenn sie unterwegs oder bei einem Kunden vor Ort sind. Sie sparen viel Zeit, wenn Sie einfache Fragen im Intranet nachlesen können, statt eine Antwort per E-Mail zu erfragen.

• Einfaches Onboarding neuer Mitarbeiter. Das ist der vielleicht am meisten unterschätzte Prozess in einem Unternehmen! Effektives Onboarding sollte für jedes Unternehmen oberste Priorität haben. Es ist wichtig, neue Mitarbeiter zügig einzuarbeiten, damit sie schnellstmöglich einsatzbereit sind. Das Intranet erleichtert das Onboarding als konsistenten, rationalisierten Prozess. Üblicherweise können neue Kollegen einen speziellen Onboarding-Bereich nutzen und Einführungen ihrem eigenen Tempo erledigen, wann und wo es ihnen passt. Teamleiter oder Manager sollten die Möglichkeit haben, zu sehen, welche Fortschritte das Onboarding ihres neuen Teammitglieds macht, um Probleme zu beheben.

Was ist Employee Experience (EX) und warum ist sie wichtig?

Als Employee Experience (Mitarbeitererfahrung) wird die Wahrnehmung eines Arbeitnehmers auf seinem Weg durch alle Berührungspunkte im Unternehmen bezeichnet, angefangen bei der Bewerbung um eine Stelle bis zum Ausscheiden aus der Organisation. Oftmals legen Firmen einen großen Wert auf die Kundenzufriedenheit, berücksichtigen aber nicht die Bedeutung der Mitarbeiterzufriedenheit. Zufriedene Angestellte bedeuten oft auch zufriedene Kunden!

Die Verbesserung des Arbeitsumfelds hat zahlreiche Vorteile, die alle mit der Zufriedenheit der Mitarbeiter verbunden sind und zu Fluktuationsraten, höheren Gewinnen und einer besseren Marktpositionierung führen.

Erfolgreiche Unternehmen ziehen Top-Talente an und binden sie an sich. Wenn es mit der Wirtschaft aufwärts geht, herrscht ein irrsinniger Wettbewerb um diese Köpfe und der Mangel an effektiver Talentakquise und -bindung wird zu einem echten Problem. In schwierigen Zeiten, wie der COVID-19-Pandemie und der bevorstehenden Rezession, kann die Pflege der Mitarbeiterzufriedenheit Unternehmen helfen, wettbewerbsfähiger zu werden und die schlimmsten Auswirkungen zu verhindern.

Im Allgemeinen haben Unternehmen, die eine positive Mitarbeitererfahrung aufweisen, auch bessere Werte bei der Kundenerfahrung und ein positives langfristiges Umsatzwachstum.

Mitarbeitererfahrung vs. Mitarbeiterengagement

Wenn von Mitarbeiterzufriedenheit die Rede ist, werden häufig die Begriffe Mitarbeitererfahrung (Employee Experience, EX) und Mitarbeiterengagement (Employee Engagement) vermischt. Der wichtigste Unterschied ist, dass das Engagement der Mitarbeiter Teil der Mitarbeitererfahrung ist.

Beide Konzepte wirken auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter und beide sind wichtig. Wenn Sie die Unterschiede und den Zusammenhang zwischen diesen Ansätzen verstehen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter so zufrieden sind und in Ihrem Unternehmen bleiben.

Mitarbeiterengagement bezeichnet das emotionale Engagement eines Mitarbeiters für seine Arbeit, die Organisation und ihre Ziele. Der Hauptunterschied zwischen Mitarbeitererfahrung und Mitarbeiterengagement besteht also darin, dass „Erfahrung“ quasi der Input ist, während „Engagement“ ein Ergebnis ist.

Indem Sie die EX Ihrer Organisation verbessern, erhalten Sie engagiertere Mitarbeiter und ein größeres Engagement Ihres Teams. Ein höheres Maß an Mitarbeiterengagement kann als Endziel betrachtet werden, während die Verbesserung von EX das Mittel zu diesem Ziel ist.

In seinem E-Book ‚Sind Ihre Mitarbeiter motiviert?‘ erklärt Dale Carnegie, wie Unternehmen mit motivierten Mitarbeitern um bis zu 202% besser abschneiden als Unternehmen mit unmotivierter Belegschaft. Wenn Sie in Mitarbeiterengagement investieren, profitieren Sie davon in Form von engagierten Mitarbeitern.

Wie kann man Mitarbeiter engagieren und ihr Interesse wecken?

Einer der Erfolgsfaktoren für ein erfolgreiches Unternehmen ist das Wissen, wie man Mitarbeiter einbindet. Wenn die Führungskräfte einer Organisation verstehen, mit welcher Leidenschaft ihre Mitarbeiter bei der Sache sind, sind sie der Konkurrenz bereits einen Schritt voraus.

Die Mitarbeiterbindung ist ein Prozess, der eine ständige Evaluierung und Motivierung erfordert. Durch die Identifizierung von Hindernissen und die Verbesserung der Kommunikation können Teamleiter und Manager sicherstellen, dass ihre Kollegen engagiert bleiben.

Wie bleiben Ihre Mitarbeiter engagiert?

• Sorgen Sie für eine offene Kommunikation. Kommunikation ist wichtig, um die Erwartungen am Arbeitsplatz aufrechtzuerhalten und ein Team bei der Stange zu halten. Diskutieren Sie häufig mit Ihrem Team, um etwaige Produktivitätshindernisse zu erkennen. Lernen Sie Ihre Mitarbeiter kennen und ermutigen Sie sie, mit ihren Anliegen zu Ihnen zu kommen. Durch Kommunikation steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sich die Mitarbeiter an Sie wenden, wenn es Probleme gibt, statt sich abzuwenden.

• Erkennen Sie Leistungen an. Die Anerkennung der Verdienste Ihrer Beschäftigten ist ein kostengünstiger, aber wirkungsvoller Ansatz. Ein „Quick Win“, wie wir sagen. Jeder möchte das Gefühl haben, dass seine Anstrengungen und Erfolge nicht unbemerkt bleiben. Nicht immer muss es dabei um Geld gehen– das wirkt zwar motivierend, aber recht kurzfristig. Ein besserer Weg, das Vertrauen der Arbeitnehmer zu stärken, ist die öffentliche Anerkennung. Das Wichtigste dabei ist, dass Sie deutlich machen, dass Sie jede Leistung wahrnehmen, Ihre Mitarbeiter schätzen und ihr Engagement würdigen. Die Generation Z und die Millennials lieben diese Anerkennungen!

• Stellen Sie die notwendigen Werkzeuge zur Verfügung. Als Manager sollten Sie dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter Zugang zu dem haben, was sie brauchen, um in ihrem Job erfolgreich zu sein. Das heißt, sie müssen über die richtigen Schulungen, Materialien und Werkzeuge verfügen, um ihre Ziele erreichen zu können. Dabei ist zu beachten, dass sich diese Bedürfnisse mit neuen Aufgaben oder Verantwortlichkeiten ändern können. Eine regelmäßige Überprüfung im Rahmen der jährlichen Leistungsbeurteilung oder auch regelmäßigere Gesprächsformate sind daher eine gute Idee.

• Setzen Sie klare Ziele. Mitarbeiter sind eher bereit, sich zu engagieren, wenn sie wissen, welche Anforderungen an sie gestellt werden. In Scrum wird so „erledigt“ definiert. Zudem kann es hilfreich sein, die Ziele über einen bestimmten Zeitraum hinweg zu überprüfen, damit jeder jederzeit weiß, worauf er hinarbeitet. So entsteht nicht das Gefühl, sich in einer sinnlosen Aufgabe oder einem Projekt zu verlieren, das keinen Mehrwert für das Unternehmen hat. Neben der Festlegung klarer Ziele ist es auch sinnvoll, festzulegen, wie der Fortschritt in Richtung dieser Ziele gemessen werden kann. OKRs eignen sich dafür hervorragend, aber das Thema ist zu umfangreich, um es in diesem Artikel zu behandeln.

• Spaß bei der Arbeit. Spaß am Arbeitsplatz wirkt sich positiv auf die Mitarbeiter und ihre Produktivität aus. Als Führungskraft können Sie ein professionelles Umfeld schaffen, das Ihre Teammitglieder zu schätzen wissen. Einem Angestellten soll es Spaß machen, in Ihrem Unternehmen zu arbeiten, und vielleicht haben sie sogar das Gefühl, dass die Vorgesetzten ihrer geistigen Gesundheit Priorität einräumen. Dinge wie kurze Freitage erlauben Ihrem Team, zum Klettern oder Bowling zu gehen, einen Kochkurs zu besuchen, Spiele zu spielen oder einfach nur ein paar Drinks zusammen zu nehmen. Solche gesellschaftlichen Events helfen den Menschen, zusammenzuhalten und sollten nach Möglichkeit genutzt werden.

Bewährte Praktiken für das Intranet

Ein Intranet ist gut, wenn es von Ihren Mitarbeitern genutzt wird. Wenn sie es nie öffnen, dann ist es nicht richtig gemacht.

Ein Intranet sollte nicht nur ein Arbeitsinstrument sein, sondern auch ein Ort der Unterhaltung. Es könnte z.B. dazu verwendet werden, virtuelle Firmenveranstaltungen zu organisieren, Workshops und Kurse anzubieten und sogar Kommunikationskanäle für beliebige Themen zu haben, ähnlich wie ein soziales Netzwerk. Jeder hat manchmal das Bedürfnis, über andere Themen als die Arbeit zu sprechen.

Nachfolgend finden Sie einige Best Practices für ein gelungenes Intranet:

• Einfach zu bedienen und zu navigieren. Das Intranet Ihres Unternehmens sollte einfach zu bedienen sein, sonst werden die Mitarbeiter es nicht nutzen. Wählen Sie daher ein Intranet, das über eine benutzerfreundliche Oberfläche, ein hervorragendes Benutzererlebnis und ein ansprechendes Design verfügt, das sich an das Branding Ihres Unternehmens anpassen lässt. Haben wir schon die großartige Suchfunktion erwähnt?
• Enthält Funktionen für Kommunikation und Zusammenarbeit. Ihr sollte nicht aus statischen Seiten bestehen! Die Mitarbeiter sollten in der Lage sein, auf einfache und manchmal informelle Weise zusammenzuarbeiten, ein gemeinsames Ziel zu erreichen und direkt in Ihrem Intranet oder durch eine enge Integration mit einer anderen App, z.B. Microsoft Teams, zu kommunizieren.
• Die Inhalte sollten leicht zu finden sein. Stellen Sie sicher, dass die Inhalte in Ihrem Intranet strukturiert sind und die Mitarbeiter sie bei der ersten Suche leicht finden können. Es ergibt keinen Sinn, ein chaotisches Intranet zu haben, das niemand nutzt. Und das kann man auch alles messen.
• Integration mit anderen Anwendungen. Die besten Tools eines modernen Arbeitsplatzes sind diejenigen, die zusammenspielen. Es ist sehr wichtig, ein Intranet zu haben, das in der Lage ist, sich mit anderen Anwendungen zu verbinden, die Sie bereits nutzen, wie z.B. die Microsoft-365-Apps für die gemeinsame Erstellung von Dokumenten in Echtzeit, Microsoft Teams für Chats, Power BI für Berichte usw.
• Die DSGVO ist in allen Organisationen bekannt, die mit personenbezogenen Daten arbeiten. Es muss sichergestellt sein, dass diese Informationen ordnungsgemäß geschützt, verwaltet und gepflegt werden, um zu verhindern, dass sie missbraucht oder in falsche Hände geraten können. Ein ordnungsgemäß eingerichtetes Intranet kann Sie vor möglichen Strafzahlungen bewahren. In dem Artikel Wie man ein Intranet DSGVO-konform macht, erhalten Sie weitere Einblicke in dieses wichtige Thema.

Schlussfolgerung

Wir hoffen, dass Ihnen die Lektüre gefallen hat und Sie die Informationen wertvoll und interessant fanden. Natürlich bietet dieser Artikel keine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Implementierung eines guten Intranets. Wir von Impactory würden uns freuen, Ihre Idee für ein Intranet zu hören und sie in die Realität umzusetzen. Setzen Sie sich noch heute mit uns in Verbindung und machen Sie den ersten Schritt zum modernen Intranet!

Zusätzliche Quellen

• Integration Ihres Intranets mit anderen Systemen? Hier erfahren Sie einige Möglichkeiten, wie Sie damit starten können.
• Sie migrieren zu SharePoint Online? Hilfreiche Tipps finden Sie in unserem ausführlichen Blogbeitrag.
• Sie möchten wissen, ob SharePoint für Sie geeignet ist? Lesen Sie unsere Expertenmeinung